Pracujemy w domu, czy mieszkamy w pracy?

Praca-dom, dom-praca – taki rytm dnia mieliśmy jeszcze pół roku temu. I prawie nic się nie zmieniło, gdyby nie to, że większość tzw. pracowników wiedzy (to określenie, które zaczerpnęłam od Petera Druckera, bo nie lubię bardzo określenia „pracownik umysłowy”) pracuje z domu. I super! Nie tracimy czasu na dojazdy. To około 1-2 godziny zaoszczędzone w ciągu dnia. Jeżeli naprawdę udało Ci się odzyskać ten czas dla siebie, to gratuluję! W sumie nie musisz już czytać ani tego wpisu, ani tego, który pojawi się w przyszłym tygodniu. A może będzie też trzeci – o higienie umysłu. Zobaczymy… Nie czytaj też, jeżeli jesteś mistrzynią/mistrzem efektywności, a zarządzanie priorytetami i sobą w czasie masz w jednym paluszku.

Ten i kolejny wpis dedykuję osobom, które zadają sobie proste pytanie: „Jak ogarnąć ten nieogar?”

I nieważne, czy mówimy o ogarnianiu czasoprzestrzeni zawodowej, czy prywatnej. Bo one się teraz często zlewają w jedno.

Czas na dojazdy był swoistym czasem na „wentylowanie głowy”, przestawienie się, w zależności od pory dnia, z trybu dom na tryb praca lub odwrotnie. Dystans fizycznie oddzielał pracę od domu, można było dosłownie zamknąć za sobą drzwi i wyjść. Teraz co najwyżej możemy zmienić pokój.

Trochę danych

Badania przeprowadzone przez Gumtree.pl w czasie pierwszych miesięcy pandemii wykazały, że 69% pracowników pracuje w sumie ponad 8 godzin dziennie, czyli po prostu ma nadgodziny.

Powody?

46% ankietowanych przyznało, że w międzyczasie wykonuje niezwiązane z pracą zadania (prawdopodobnie w większości przypadków to opieka nad dziećmi), 31% twierdzi, że trudno im się skupić w domu na obowiązkach służbowych, 17% stwierdziło natomiast, że praca zajmuje im więcej czasu, ponieważ trudno im skonsultować tematy z przełożonymi i/lub współpracownikami. 

Jak lepiej zarządzać swoimi obowiązkami?

Jak zatem odnaleźć się w rzeczywistości obowiązków zawodowych, których realizacja jest utrudniona ze względu na brak możliwości szybkiego bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami i które przeplatają się z życiem rodzinnym lub po prostu różnego rodzaju rozproszeniami?

Priorytety – to słowo klucz.

Pamiętaj! Nie rób wszystkiego – rób to, co ważne i co daje wymierne rezultaty (tu kłania się SMART).

Metody nadawania priorytetów

Jak w gąszczu codziennych zadań wybrać to, co naprawdę ważne i co zrobi różnicę?

Podrzucam kilka sposobów, które usprawnią codzienną żonglerkę.

No dobrze, to co z tymi zdjęciami?

Przedstawiają techniki nadawania priorytetów: OATS (owies w postaci owsianki), MoSCoW (bajkowa architektura Moskwy), macierz Eisenhowera (ten miły pan to właśnie on) i ABCDE (rozsypanka z literkami😊).

Ad rem.

8 technik nadawania priorytetów

1. Zacznij wczoraj – planuj priorytety z wyprzedzeniem

Jak kończysz swój dzień pracy? Wysyłasz ostatniego mejla i ze spokojem zamykasz laptopa, a jutro niech się dzieje wola nieba?

Spróbuj po południu (najlepiej ostatnie 30 min) znaleźć czas, żeby zaplanować kolejny dzień. Zrób listę tematów, którymi musisz się jutro zająć. Możesz też taką listę zrobić następnego dnia rano, ale zanim otworzysz pocztę służbową. Chodzi o to, żeby nie zaczynać dnia od czytania i odpowiadania na mejle (no chyba, że wiesz, że czekasz na jakąś super ważną wiadomość, na którą musisz zareagować od razu). Jest takie prawo (nie wiem, jak się nazywa – nazwijmy je prawem Twoja-efektywność-nie-zależy-od-liczby-mejli), które mówi, że jeżeli zaczniesz dzień od czytania mejli i odpisywania na nie, to tak go spędzisz. Jeżeli natomiast zaczniesz od tego, co naprawdę ważne, to zrobisz to, co ważne i czas na mejle też się znajdzie. Tę metodę poleciła mi kiedyś moja mentorka i… naprawdę działa. Sprawdziłam na własnej skórze.

To tak, jakbyś miała/miał dorzucić kamieni do słoika wypełnionego po brzeg piaskiem. Nie da się prawda? Jeżeli jednak wypełnisz słoik kamieniami po brzegi i zaczniesz powoli dosypywać piasku, to on się tam jeszcze zmieści między kamieniami.

2. To, że zaplanujesz jutro, to za mało – planuj w perspektywie miesiąca, tygodnia, dnia

Zakładam, że Twoje działania mają szerszy kontekst niż tylko perspektywa jednego dnia. Zrób zatem listę tematów, którymi powinnaś/powinieneś zająć się w tym miesiącu. Następnie rozbij to na poszczególne tygodnie, a potem na dni.

Priorytety najlepiej określać w perspektywie długo-, średnio- i krótkookresowej. Dzięki temu zyskamy szerszy ogląd sytuacji i nie będziemy priorytetyzować tzw. bieżączki (na nią też jest sposób – czytaj dalej😊)

3. Zjedz tę żabę

Z samego rana! Wyobraź sobie wielką żabę. Siedzi na Twoim biurku. Wiesz, że musisz ją zjeść żywcem i nie masz wyboru. Lepiej to zrobić od razu, szybko przełknąć i mieć to z głowy niż myśleć o tym cały czas. Dzień będzie już tylko lepszy 😊 Pomyśl o zadaniu, do którego podchodzisz jak do jeża i wspinasz się na wyżyny prokrastynacji. Wykonaj je w pierwszej kolejności rano (najlepiej zarezerwuj na to czas w kalendarzu), a będziesz mieć je z głowy i nie będziesz już o nim myśleć.

Przy okazji polecam książkę Briana Tracy’ego „Zjedz tę żabę”.

4. Przejdź na OATS

Metoda OATS to akronim angielskich słów:

O – Outcomes – wyniki
A – Activities – działania
T – Time – czas
S – Schedule – harmonogram

Wyniki – najpierw określ, co chcesz osiągnąć i niech to będzie jakoś wymierne. SMART już się chyba wszystkim przejadło, zadaj sobie więc proste pytania:

Z czym chcę skończyć ten miesiąc / tydzień / dzień? Co chcę osiągnąć? Uzyskać?

Po czym poznam, że osiągnęłam/osiągnąłem zamierzony efekt?

Zapisz to, żeby móc zweryfikować efekty względem planu. To będzie Twoja definition of done – definicja ukończenia. Jeżeli nie zapiszesz, to w zależności od tego, czy jesteś optymistą, czy pesymistą – albo przecenisz, albo nie docenisz wyników swojej pracy.

Działania – kiedy już masz sprecyzowane, jaki ma być rezultat, zastanów się, jakie działania musisz podjąć (lub zdelegować), aby go osiągnąć. Zjedz tego słonia łyżeczką. Rozłóż swój cel na mniejsze elementy. Nie zaczynaj od planowania działań. Precyzyjne określenie najpierw celu (warto poświęcić na to czas) pozwoli Ci zaplanować te zadania, które są najważniejsze. Skup się raczej na kamieniach milowych, nie na drobiazgach.

Czas – ustal ramy czasowe: w jakim czasie masz osiągnąć zakładany rezultat (nie bój się dat i zobowiązań nawet, jeżeli są to tylko zobowiązania wobec samej/samego siebie – to wewnętrznie motywuje). Ustal, ile czasu zajmie realizacja poszczególnych zadań. Zastanów się też, czy są między nimi jakieś zależności.

Harmonogram – na końcu wpisz to wszystko w harmonogramie (w zależności od specyfiki tematu sprawdzi się wykres Gantta lub tablica kanbanowa). Ustal kolejność realizacji zadań, wpisz, do kiedy mają zostać osiągnięte poszczególne kamienie milowe i przypisz osoby odpowiedzialne, jeżeli nie realizujesz tego przedsięwzięcia samodzielnie. I pamiętaj, że warto zacząć od zjedzenia żaby – najtrudniejsze zadanie na początek.

Pamiętaj! Chodzi o to, aby jak najkrótszą drogą dojść do celu, a nie aby zrealizować wszystkie zdania.

5. Zwiedzaj świat – MoSCoW

To metoda, z której najczęściej korzystam. Sprawdza się przy nadawaniu priorytetów zadaniom, a także funkcjonalnościom w systemach IT.

M – Must have – Musi zostać zrobione
S – Should have – Powinno zostać zrobione
C – Could have – Może zostać zrobione
W – Won’t have – Nie będzie zrobione (wcale lub np. w tym sprincie)

Jakie jest kryterium decyzyjne? Odpowiedź na pytanie: Co się stanie, jeżeli to nie zostanie zrobione?

6. Elementarz Briana Tracy’ego – ABCDE

To metoda na pograniczu MoSCoW i macierzy Eisenhowera – łączy oba podejścia.

Przyda się, by zarządzić priorytetami i bieżączką.

Zadania, które masz na liście „do zrobienia” podziel na 5 kategorii:

A – zadania, które bezwzględnie muszą być zrobione (np. odebranie dziecka z przedszkola, żeby nie zostało tam na noc, opłacenie rachunków, jeżeli dziś przypada termin płatności itp.). A, to owe 20% zadań, które wg Pareto dają 80% efektu.

B – zadania ważne, ale nie pilne

C – zadania, które chciałabyś/chciałbyś wykonać, ale jeżeli tego nie zrobisz, to nie będzie do miało negatywnych konsekwencji

D – zadania, które należy delegować. Owszem, powinny zostać wykonane, ale niekoniecznie przez Ciebie.

E – zadania, które należy eliminować, po prostu wykreślić ze swojej listy „do zrobienia”. Nie są ważne i nie mają tak naprawdę wpływu na wynik. Uwaga! To właśnie w realizacją takich zadań często się zajmujemy, kiedy boimy się zjeść żabę. Sprawiają, że jesteśmy zajęte/zajęci, ale nie skuteczne/skuteczni.

Brian Tracy mówi:

Nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu, by zrobić wszystko,
ale zawsze jest go wystarczająco dużo, by zrobić to, co najważniejsze.

Pod tym linkiem można pobrać bezpłatnie (w zamian za adres e-mail i zapis do newslettera) oryginalną listę kontrolną Briana Tracy’ego – autora tej metody.

7. Poznawaj ciekawych ludzi – Macierz Eisenhowera

Macierz składa się z 4 ćwiartek: na osi poziomej są zadania pilne i niepilne, na osi pionowej – ważne i nieważne.

Jak pracować z tą macierzą?

Najpierw zajmij się tym, co ważne i pilne.

Zadania, które są ważne, ale nie pilne zaplanuj.

Pilne, ale nie ważne* najlepiej zdeleguj.

To, co nie jest ani pilne, ani ważne (czyli jest po prostu nieważne!) wykreśl ze swojej listy. Po co poświęcać czas na to, co jest nieważne?

* Utarło się powszechne przekonanie, żeby delegować nie ważne zadania. To pewien skrót myślowy, który wynika z tej macierzy. Nie chodzi tutaj o spychologię, ale o to, by pozostawiać sobie zadania, które leżą w naszym zakresie odpowiedzialności lub które tylko my możemy wykonać, ponieważ mamy odpowiednie kompetencje. Delegujemy zadania, którymi nie musimy się bezpośrednio zajmować.

8. Bądź eko – Zasada Pareto 20/80

Bądź ekonomiczna/ekonomiczny lub, jak kto woli, ekologiczna/ekologiczny. W stosunku do siebie. Nie marnuj swojej energii. Wiesz, że 20% działań daje 80% efektu? Jeżeli wiesz, jaki masz cel, będziesz też wiedzieć (lub sprawdzać empirycznie metodą prób i błędów), które działania przybliżają Cię do jego osiągnięcia, a które nie. Dlatego tak ważne jest określenie celu.

Zostawiłam zasadę Pareto na koniec, ponieważ pozwala zweryfikować skuteczność wszystkich wymienionych wyżej. Czy na pewno poświęcasz czas na to, co przynosi zysk? Które 20% z Twojej długiej listy zadań pozwolą Ci osiągnąć zakładany cel?

Ja stosuję tę metodę nie tylko do planowania zadań, ale także do indywidualnej retrospektywy – podsumowuję tydzień i zastanawiam się, czy na pewno podjęłam się realizacji odpowiednich zadań, czy raczej powinnam zmienić priorytety.

Azymut

Mam nadzieję, że któraś z tych metod Ci się przyda. Próbuj różnych, zobacz, do której Ci najbliżej, która najlepiej Ci się sprawdza. Niech priorytety będą Twoim azymutem na drodze do celu. Pamiętaj jednak, że nie są wypisane na kamieniu, a nikt z nas nie jest samotną wyspą – nie da się wyizolować, trzeba współdziałać z innymi, a ci inni mogą mieć odmienne priorytety. Dlatego też dobrze jest od czasu do czasu je synchronizować w zespole, a najlepiej również między zespołami i być po prostu elastycznym. Priorytety można, a czasami trzeba, zmienić.

Mój następny wpis będzie o zarządzaniu sobą w czasie.

Powiązane artykuły:

Efektywne spotkania

Skuteczne delegowanie

Zarządzanie sobą w czasie

Fot. Canva, Science in HD/Unsplash, geralt/pixabay