Dziś, w ramach cyklu o efektywności własnej, będzie o zarządzaniu sobą w czasie.

Na pewno wiesz, że czasem nie można zarządzać, można – sobą w czasie. Zarządzanie sobą w czasie to jedna z kluczowych umiejętności w dzisiejszych czasach. Dotyczy to zarówno rzeczywistości zawodowej, jak i prywatnej… Blablabla… Mogę tak jeszcze trochę 😉 Czasu nie da się zaoszczędzić. Wszyscy mamy go tyle samo, niektórzy jednak lepiej odnajdują się w czasoprzestrzeni. niż inni. Od czego to zależy?

Ile mamy czasu?

Najpierw 3 kluczowe dane (źródło – obserwacje własne i kodeks pracy😉):

24 – 40 – 168
– właśnie tyle mamy czasu.

24 godziny
mamy do dyspozycji na dobę

40 godzin
pracujemy tygodniowo

168 godzin
pracujemy miesięcznie

Wiem, że to oczywista oczywistość, ale chcę, żebyś to zobaczył(a). Niezależnie od tego, czy jesteś w związku i masz dzieci, czy nie, wszyscy mamy do dyspozycji 24 godziny. No nie chce być inaczej. I o ile z tym czasem pracy różnie bywa (tacy szczęśliwcy jak Timothy Ferris mają 4-godzinny tydzień pracy, inni szczęśliwcy – nadgodziny), o tyle doba ma ciągle 24 godziny.

Jasne, możesz teraz powiedzieć, że inaczej rozkłada się czas rodzica, który ma czworo dzieci, a inaczej singla bez dzieci, ale znam zarówno rodziców, jak i singli, którzy marnują swój czas. Są i tacy, którzy robią niezwykle ciekawe rzeczy. A jedni i drudzy mają do dyspozycji 24 godziny. Czyli jednak to nie od zegara wszystko zależy.

Prawdą jednak jest, że nie da się porównać 24 godzin owego rodzica z czwórką dzieci i kogoś, kto dzieci nie ma. Ale właśnie o to chodzi, żeby nie porównywać! Nie wiem, co wynieśliście ze szkoły, ale ja właśnie porównywanie. A przecież chodzi o to, żeby być sobą, budować swoją tożsamość i żyć swoim życiem.

Sekret efektywności

No dobrze, w czym tkwi sekret ludzi, którzy potrafią zdążyć ze wszystkim?

Priorytety! Oni wiedzą, co jest (dla nich) ważne.

O technikach nadawania priorytetów pisałam w ubiegłym tygodniu.

Temat zarządzania sobą w czasie jest z tym nierozłącznie związany.

Otóż, bycie zajętym nie jest tożsame z byciem efektywnym. O ironio, w drugą stronę jest to bliższe prawdy.

Oczywiście zachęcam Cię do przeczytania mojego poprzedniego wpisu (i przyszłotygodniowego też😊) – podaję tam kilka różnych technik zarządzania zadaniami i priorytetami.

Jednak teraz, chcę Ci zadać kilka absolutnie bazowych pytań:

• Na co brakuje Ci czasu?
• Na co chcesz mieć czas?
• Na co wykorzystasz zaoszczędzony czas?

W pracy i w domu.

Czy Twoja odpowiedź brzmi jak plan?

Jeżeli tak, świetnie – czytaj dalej, bo zaraz przedstawię kilka sposobów na to, by lepiej (czytaj: efektywniej) wykorzystywać czas, jaki mamy. Jeżeli nie – hmm… może się okazać, że te techniki Ci się nie przydadzą (ale udostępnij ten artykuł w mediach społecznościowych – może przyda się komuś innemu😉), bo jeżeli nie wiesz, jak chcesz wykorzystać odzyskany czas, to jest duże prawdopodobieństwo, że go zmarnujesz. A tak całkiem serio, jeżeli nie masz jeszcze w sobie odpowiedzi na te pytania, które tak naprawdę sprowadzają się do pytania „po co?” – po co optymalizować, to widzę dwa potencjalne ryzyka: rzeczywiście będziesz robić dużo więcej w tym samym czasie, ale niekoniecznie będzie to powiązane z jakością i pozbawisz się nagrody w postaci satysfakcji z osiągniętego celu (no chyba, że Twoim celem jest robić więcej i więcej – to wtedy ok.).

Dobre zarządzanie sobą w czasie umożliwia pracować mądrzej, nie ciężej, zrobić więcej w krótszym czasie. Dobrze jest zatem wiedzieć, co się chce zrobić w tym czasie „odzyskanym”.

8 sposobów na zarządzanie sobą w czasie

Zarządzanie sobą w czasie, to po prostu droga do większej efektywności.

1. Znajdź swój rytm

Czy wiesz, że świat zdominowany jest przez… skowronki? Otóż powszechnie uważa się, że ludzie mają jeden z dwóch chronotypów (chronotyp to po prostu wewnętrzny zegar biologiczny) – poranny i wieczorny wdzięcznie nazwane typem skowronka i sowy. Oczywiście, jest też typ pośredni, ale chyba nie przypisano mu zwierzątka.

Skowronki, czyli „ranne ptaszki”, to osoby, które są najbardziej aktywne i skuteczne rano. Wcześnie wstają i wcześnie chodzą spać. Budzą się ok. 6:00-6:30 i od razu są gotowe do życia i działania. W tym czasie sowy, czyli „nocne marki” prawdopodobnie albo przewracają się na drugi bok, albo podejmują nierówną walkę z budzikiem. Kiedy skowronki idą spać, ok. 22:00, sowy są jeszcze w pełni sił umysłowych i spokojnie mogą pracować lub podejmować inne aktywności. One pójdą spać po 23:00.

Dlaczego to ważne w kontekście zarządzania sobą w czasie?

Bo powszechnie uważa się, że skowronki są lepsze niż sowy. Wstają rano, czyli zgodnie ze społecznymi standardami, są energiczne, aktywne, podczas gdy sowy „się lenią” i śpią do południa (albo bardzo by chciały). Otóż nie można w ten sposób porównywać ludzi. To tak, jakby chcieć stwierdzić, że blondyni są lepsi od brunetów (według jakiejkolwiek kategorii). Przecież kolor włosów to kwestia genów. Podobnie kwestią genów jest nasz chronotyp.

Osoby, które są bardziej aktywne po południu i wieczorem cierpią często na tzw. społeczny jet lag sowy. Po prostu muszą uaktywnić się rano (iść do pracy, szkoły itp.), ale to nie jest ich naturalny rytm, a przez to ich efektywność jest niższa.

Jeżeli tylko masz możliwość, zadbaj o to, by dopasować aktywności do Twojego naturalnego rytmu. Czasami drobna zmiana robi dużą różnicę. Na przykład staraj się umawiać spotkania służbowe, na których masz tryskać energią i pomysłami, na 10:00. Zdążysz już do tej pory trochę oswoić się ze światem.

2. Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona zostało po raz pierwszy sformułowane przez Cyrila Northcote’a Parkinsona, w odniesieniu do nieefektywnej pracy urzędników.

Prawo to mówi, że [1]:

„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.”

Innymi słowy, jeżeli wiesz, że na wykonanie danego zadania masz czas np. do 14:00, to na pewno będziesz siedzieć nad nim do 14:00. Jeżeli wiesz, że na wykonanie tego zadania masz 5 godzin, to zrobisz to tak, żeby te 5 godzin spożytkować właśnie na to zadanie (a w międzyczasie sprawdzisz co na fejsbuniu, zrobisz sobie kawę, herbatę, pogłaskasz psa, skontrolujesz, czy na fejsbuniu nic się nie zmieniło itp. itd.).

Jaki z tego wniosek?

Włącz przycisk „oszczędzanie energii”. Nie marnuj swojej energii na rozpraszacze tylko dlatego, że masz te 5 godzin. Ustal sam(a) ze sobą, że zrobisz to w 4, a może i w 3 godziny. Żeby to rzeczywiście działało, potrzebna jest po pierwsze samodyscyplina, a po drugie – pomysł, co chcesz zrobić w zaoszczędzonym czasie. Jeżeli nie masz pomysłu, nie masz też motywacji, by rzeczywiście działać efektywniej. A jaki pomysł jest dobry? Każdy, który jest dla Ciebie ważny i Cię motywuje. Jeżeli chcesz przeznaczyć ten czas na oglądanie fejsbunia, czy innego pudelka – śmiało! Możesz na to zyskać nawet 2 godziny! Jeżeli planujesz wtedy aktywnie leżeć do góry brzuchem – to jest równie dobry pomysł.

3. Nie wierz w wielozadaniowość

Nie wierzę w tzw. multitasking i Ty też nie wierz. O ile można oglądać telewizję i w tym samym czasie prasować, o tyle już trudniej utrzymać ten sam poziom skupienia siedząc na „kolu” i odpisując jednocześnie na maile. Skupiasz się na jednym albo drugim, jeden albo drugi wątek Ci umknie. Podobno są badania (to znaczy są na pewno, ale nie zapisałam sobie źródła, a nie pamiętam, gdzie to znalazłam), które mówią, że przełączając się z zadania na zadanie potrzebujemy ok. 10-20 min, żeby z powrotem skupić się na poprzedniej czynności.

Wielozadaniowość to pozór efektywności.

Rób jedną rzecz na raz. Zobaczysz, że ograniczając się do robienia jednej rzeczy na raz i skracając interwały czasu pracy skończysz dużo więcej zadań i będziesz… mniej zmęczona/zmęczony.

4. Technika pomodoro

Świetnym sposobem na zarządzenie sobą w czasie, skupienie się na jednej rzeczy na raz i skrócenie czasu pracy nad jednym zadaniem jest technika pomodoro. Opracował ją Francesco Cirillo. Nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora, którego używał Cirillo.

Na czym polega ta technika?

Pracujesz w… pomidorach. Można powiedzieć, że to taka inna forma sprintu

• 25 min pracy + 5 min przerwy
• 4 cykle
• 20-30 min przerwy

Dlaczego 25 minut? Nie wiem, czy taką intencję miał Cirillo, ale obecnie mówi się, że nasz poziom skupienia wynosi właśnie 25 minut, a jest to związane z wystawieniem naszej głowy na działanie zbyt wielu bodźców i rozpraszaczy (kiedy 15 lat temu kończyłam studia mówiło się, że jesteśmy w stanie skupić się przez 45 minut i do tego rytmu dostosowane są lekcje w szkole).

Przyznaję, że byłam sceptycznie nastawiona do tej metody i uważałam, że nie da się jej zastosować w tzw. pracy umysłowej. Otóż da się! Przetestowałam na sobie. Z jakim efektem? Przestałam zaczynać, a zaczęłam kończyć.

5. Przestań zaczynać, zacznij kończyć

I to jest właśnie kolejna metoda na podniesienie swojej efektywności. Być może znasz to z Kanbana.

Podziel swoje zadania na 3 kategorie: do zrobienia, w trakcie, zrobione. Możesz to zrobić w kolumnach na zwykłej kartce A4, albo na tablicy i karteczkach przyklejuszkach, albo skorzystaj z Trello (ja korzystam do zarządzania swoimi prywatnymi zadaniami), czy tym podobnego programu.

Chodzi o to, aby jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie znalazło się po prawej stronie tablicy (czyli w kolumnie zrobione).

To jest tak zwane zarządzanie wizualne – to, co widzimy bardziej do nas przemawia niż tylko to, o czym myślimy. Poza tym, przeciąganie karty do kolumny „zrobione” jest bardzo motywujące!

6. System świateł ulicznych

Prosta metoda, która ułatwia planowanie długo- i średniookresowe oraz bieżące zadania.

Zrób listę rzeczy do zrobienia i podziel je na 3 kategorie (światła):

• czerwona – wszystko, co wymaga natychmiastowej reakcji
• żółta – to, co powinno być zrobione w ciągu najbliższych 2 dni
• zielona – zadania długoterminowe

Korzystając z Trello (to nie jest lokowanie produktu, po prostu je lubię), możesz albo nadać nazwy kolumnom wg kolorów, albo wybrać odpowiednie etykiety.

Dodaj sobie magiczną kolumnę „zrobione”. Zobaczysz z jaką satysfakcją będziesz przesuwać tam karty.

7. Zrobione jest lepsze od perfekcyjnego

No właśnie! Jest taka kategoria jak „good enough” – wystarczająco dobre. W większości przypadków nikt nie oczekuje od nas perfekcji, oczekuje, że będziemy dostarczać to, na co się umówiliśmy. Jako urodzona perfekcjonistka wiem, że to tylko mój filtr każe mi wszystko doprowadzać do wersji idealnej. Po pierwsze, nie ma wersji idealnej, a po drugie – dla własnego zdrowia lepiej odpuścić.

8. 60/40

I ostatnia podpowiedź. Planujesz swój czas na maksa? 8 godzin na styk? A kawa, herbata, toaleta, obiad, uczłowieczanie się i krótka rozmowa z koleżanką/kolegą (szczególnie ważne teraz, kiedy widzimy się przez ekrany)? Realnie przepracowujemy 6 z 8 godzin (czyli 75% czasu) i nie ma co się oszukiwać, że jest inaczej. Warto jednak założyć sobie bufor na nieprzewidziane sytuacje, nagłe i pilne sprawy, które są jeszcze pilniejsze niż te, które już masz na biurku. Żeby rzeczywiście kończyć, co się zaczęło, najlepiej planować 60% swojego czasu. Jeżeli nie będzie wrzut, możesz ten czas wykorzystać na to, by zająć się czymś innym, iść dalej z pracą, albo… złapać oddech.

Planowanie na podsumowanie

Jak widać, punktem wyjścia do efektywnego zarządzania sobą w czasie jest planowanie, chociaż na pewno znajdą się entuzjaści spontanicznego zarządzania zadaniami (czytaj „parazwinnego”). Niektórzy poddają w wątpliwość sens planowania, skoro wszyscy jesteśmy teraz agile. Czym innym jednak jest zwinny model pracy i zarządzania, a czym innym nieprzemyślane wrzuty. Nie stawiajmy między nimi znaku równości.

Zostawiam Was na koniec z Alicją:

Czy możesz powiedzieć mi, którą drogą mam iść? – zapytała Alicja.
To zależy, dokąd chcesz dojść – odpowiedział Kot.
Nie wiem.
W takim razie nie ma znaczenia, którą drogę wybierzesz.
„Alicja w krainie czarów”, Lewis Carrol

Powiązane artykuły

Zarządzanie priorytetami

Efektywne spotkania

[1] cyt. za: https://pl.wikipedia.org/wiki/Prawo_Parkinsona

Fot. TheOtherKev/Pixabay (skowronek), Michal Mrozek/Unsplash (sowa), Geoffroy Hauwen/Unsplash (sygnalizacja)