Efektywne zarządzanie pracą zespołu
7 zasad efektywnego zarządzania
lub jak kto woli
7 kompetencji efektywnego menedżera
- Koncentracja na wynikach
- Myślenie systemowe
- Skupienie na priorytetach
- Orientacja na klienta
- Orientacja na zespół
- Praca w oparciu o silne strony
- Konstruktywne myślenie
Dlaczego wymieniam (tylko/aż) 7 zasad efektywnego zarządzania? Bo taka jest nasza percepcja. George A. Miller dowiódł, że nasz mózg najefektywniej przetwarza i zapamiętuje zakres + – 7. Nazwał to nawet „magiczną liczbą 7” (The Magical Number Seven).
Kolejność nie ma znaczenia. Te elementy zależą od siebie nawzajem i na siebie wpływają. Są jak układanka z puzzli – brak któregoś elementu sprawia, że efekt końcowy jest niepełny, a wręcz – wybrakowany.
Każda z tych zasad to odrębny obszar zarządzania i odrębna kompetencja menedżerska. Dopiero ich suma buduje wartość dodaną – efektywność.
Koncentracja na wynikach
Co w praktyce oznacza koncentracja na wynikach?
Po pierwsze oznacza, że mamy te wyniki określone, omówione i że zespół wie, co ma zrobić i dlaczego ma to zrobić, dlaczego to jest ważne.
Po drugie, i to jest dosyć brutalna prawda, w ogólnym rozrachunku liczy się to, czy ten wynik osiągnęliśmy, czy nie, a nie ile się przy tym napracowaliśmy.
Po trzecie, koncentracja na wynikach zakłada, że zarządzamy priorytetami. Wiemy, które aktywności przybliżają nas do celu, a które tylko zabierają czas i energię i w najlepszym przypadku nie przybliżają nas do celu, w najgorszym – oddalają nas od niego.
Liczy się wynik
A co z nakładami? Czy naprawdę nie liczy się nasze zaangażowanie? Czas jaki na to poświęciliśmy? Ile, najprościej mówiąc, narobiliśmy się przy tym?
Nooo nie. Albo i tak i nie. Od powiedź jest złożona. W tym artykule wyjaśniam, dlaczego nie. Sprowadzam efektywność do jej podstaw – do efektów. Czyli dzisiaj odnoszę się do „twardego”, nie „miękkiego” obszaru zarządzania.
W pracy jesteśmy rozliczani z wyników. Efektywność to nic innego, jak osiąganie zakładanych rezultatów w możliwie najbardziej ekonomiczny (oszczędny) sposób.
Bill Gates powiedział kiedyś:
Do najtrudniejszego zadania wybrałbym kogoś leniwego. On zawsze znajdzie najprostszy sposób, żeby to zrobić.
I to jest clue efektywności. Kluczem do osiągania wyników jest optymalizacja – mądrzej, szybciej, prościej (ale to temat na osobny wpis).
Pułapka efektywności
Nie chodzi o to, żeby zrobić wszystko (to podstawowa pułapka efektywności!), chodzi o to, żeby zrobić to, co przybliża nas do realizacji celu – co pomaga osiągnąć oczekiwany wynik.
Świetnie ilustruje to zasada Pareto: 80% efektów uzyskamy dzięki 20% nakładów. Dlatego mówiąc o koncentracji na wyniku trzeba pamiętać o zarządzaniu priorytetami, umiejętności podejmowania decyzji (w tym zespołowych), umiejętności odmawiania i eliminowania oraz brania odpowiedzialności za konsekwencje tych decyzji (coś się zadzieje, a coś nie, coś zrobimy, a czegoś nie; wszystkich nie uszczęśliwimy).
Prokrastynacja wyników
Czy można odkładać realizację celu w czasie? Na wiecznie nigdy? Myślisz, że to nieprawdopodobny scenariusz? Otóż można. Jako menedżerka i konsultantka, obserwowałam to wielokrotnie. Dzieje się tak zasadniczo w dwóch przypadkach, to znaczy, gdy:
- cel jest ambitny i rozwijający i kiedy pracują nad nim specjaliści, których kręci sama praca nad tym celem. Odkrywają nowe możliwości, uczą się czegoś nowego, rozwiązują problemy, które traktują ambicjonalnie i po prostu ich to wciąga, czasem wręcz bez reszty. Wtedy, o ironio, osiągnięcie celu schodzi na dalszy plan, bo oni są skupieni na tu i teraz i wygląda to tak, jakby zapomnieli o całym świecie. Potrzeba wtedy, aby mądrego menedżer z jednej strony zadbał o motywację i zaangażowanie zespołu, z drugiej – o koncentrację na celu i dostarczenie wyniku, nie odbierając przy tym zespołowi wszystkich „zabawek”;
- zespół jest niedojrzały i/lub kieruje nim niedojrzały menedżer (wiem, wchodzę na grząski grunt). Przez niedojrzałość rozumiem przede wszystkim naturalny etap rozwoju zespołu, formowanie się i ścieranie, kiedy zespół jest bardziej skoncentrowany na sobie, a członkowie zespołu na swoich interesach i wywalczeniu swojej pozycji, niż na tym, co mają jako zespół wypracować. Nie ukrywam jednak, że mam na myśli również pewien rodzaj niedojrzałości, który nazywam „prawem wieku” – to po prostu brak wystarczającego doświadczenia. Chodzi o nieumiejętność wyobrażenia sobie efektu końcowego oraz wartości dodanej, jaką można wypracować jakby przy okazji realizacji celu głównego.
Nasza wyobraźnia wyznacza granice naszych możliwości.
Efekt końcowy zależy nie tylko od kompetencji zespołu, ale też tego, czy potrafi on sobie ten efekt wyobrazić oraz od tego, czy menedżer potrafi odpowiednio zespołem pokierować, pomóc poszerzyć horyzonty, zmotywować i wydobyć ambicje.
W tym wypadku menedżer powinien wejść nie tylko w rolę osoby zarządzającej, ale przede wszystkim lidera, który przeprowadzi zespół przez zmianę myślenia, pomoże sięgać po więcej, pomoże iść dalej poza utarte schematy.
Dobrze i źle zdefiniowany cel
O ile w pierwszej sytuacji problemem może okazać się – paradoksalnie – zbyt ciekawy i angażujący cel i zespół o wysokich kompetencjach, czym można stosunkowo łatwo zarządzić, o tyle w drugiej – problem jest bardziej złożony. To nie wina zespołu, że nie potrafi sobie wyobrazić celu i tego, co może się wokół niego ciekawego zadziać. Stawiam tezę, że problemem jest źle zdefiniowany i źle zdelegowany cel. Źle zdefiniowany, czyli nieadekwatny do etapu rozwoju lub do poziomu kompetencji zespołu i/lub menedżera. Warto wtedy dokonać przeglądu celów, zastanowić się, co zrobić, żeby były bardziej „uchwytne” lub w jaki sposób wesprzeć i zespół, i menedżera w ich realizacji.
Bez tego ani rusz – konsekwencja w realizacji celów
Koncentracja na wynikach wymaga konsekwencji – wytrwałości w dążeniu do celu. Jest nieodłącznie związana z umiejętnością zarządzania priorytetami, podejmowania decyzji oraz motywowania i utrzymywania motywacji w zespole oraz swojej własnej motywacji (mam tu na myśli motywację menedżera).
Koncentracja jest przeciwieństwem rozproszenia, czy też braku skupienia. Oznacza, że mamy wygospodarowany odpowiedni czas na realizację celu i że tego czasu nie poświęcamy na nic innego.
Wyobraź sobie, że praca Twojego zespołu jest jak wielopasmowa ulica. Jeździcie różnymi pasami, zmieniacie je zmieniając priorytety lub przeskakując z zadania na zadanie, wymijacie się albo stoicie w korku. A czy macie wyodrębniony pas dla pojazdów uprzywilejowanych? Pas koncentracja na wynikach? To pas, na który nie wjadą inne pojazdy i na którym nie będziecie stać w korku. Tym pasem może poruszać się tylko kolumna pojazdów uprzywilejowanych. To jest specjalny pas, którym jedzie się do celu bez odbijania na boki.
Podobne artykuły
Sprawdź, czy zespół zna strategię
