Czy jest jakaś różnica między efektywnością osobistą i menedżerską? I tak i nie. Trudno postawić wyraźną granicę, bo przecież ja w pracy i roli zawodowej oraz ja w życiu prywatnym, to ta sama osoba. Bywa jednak, że w życiu zawodowym jesteśmy ogarnięci, a w życiu prywatnym – nie lub odwrotnie.

Pozwolę sobie rozdzielić temat efektywności na osobistą i menedżerską tylko dlatego, że inne cele stawiamy sobie w życiu prywatnym, a inne – w zawodowym.

Ktoś mógłby zapytać: Jak to, a celem nie jest bycie efektywną/efektywnym?

Nooo, według mnie, to nie powinien być cel sam w sobie, ale raczej środek do osiągnięcia celu.

Czego dowiesz się z tego wpisu?

• czym jest skuteczność i efektywność, a czym wydajność
• co to jest ekologia osiągania celów
• jakie jest największa pułapka efektywności
• co cechuje ludzi efektywnych

Efektywność, czyli…?

Zacznijmy od podstaw – uporządkujmy pojęcia.

Efektywność (modne słowo), skuteczność (mniej trendy) i wydajność (całkiem nie trendy).

Co mówi Słownik Języka Polskiego?

efektywny[1]	skuteczny[2]	wydajny[3]
dający dobre wyniki, wydajny istotny, rzeczywisty	dający pożądane wyniki taki, którego działalność przynosi efekty	dostarczający dużej ilości czegoś, dający obfite plony przynoszący znaczne zyski lub efekty w stosunku do włożonej pracy, poniesionych kosztów itp. wytwarzający coś w dużej ilości

Tyle teoria. Sięgam jeszcze do źródła praktycznego – nie teoretycznego. Timothy Ferriss w swojej książce „4-godzinny tydzień pracy” tak definiuje pojęcia:

Skuteczność (ang. effectiveness, czyli efektywność) to robienie różnych rzeczy, które przybliżają nas do celu. Wydajność (ang. efficiency, pojęcie tłumaczone również jako „efektywność”) to wykonywanie określonego zadania (ważnego lub nie) w możliwie najbardziej ekonomiczny sposób. […] Wydajność jest ważna, ale bezużyteczna, jeśli odnosi się do niewłaściwych rzeczy.[4]

Trudno rozdzielić te pojęcia i właśnie w tym tkwi sęk, żeby wykorzystać ich efekt synergii.

Na potrzeby tego wpisu, będę posługiwać się terminem „efektywność”, bo o ile „skuteczność osobista” budzi raczej pozytywne skojarzenia, o tyle „wydajność osobista” mnie samej kojarzy się dosyć przedmiotowo. A poza tym, „efektywność” to modne pojęcie 😉

Co zrobić, żeby być efektywną/efektywnym?

Po pierwsze, jak wskazuje Ferriss, trzeba wiedzieć, jaki jest cel.

Po drugie – wiedzieć, co jest ważne, a co nie.

Z tym celem to nie zawsze taka prosta sprawa. Czy naprawdę wiesz, co jest Twoim celem? Bo już wiemy, że niekoniecznie efektywność (to może być cel, jeżeli masz z tym problem i wtedy może to być Twój cel samorozwojowy).

• Co jest dla Ciebie ważne?
• Na czym Ci zależy?
• Co chcesz osiągnąć?

Jeżeli chodzi o to, co ważne, a co nie, to sama/sam określasz, co jest dla Ciebie ważne. Nie ma skali obiektywnej. Priorytetami można jednak, albo nawet powinno się, zarządzać. Możesz o tym przeczytać w moim wpisie 8 sposobów na wyznaczanie priorytetów.

Ekologia osiągania celów

Efektywność to najbardziej ekologiczna droga do osiągania celów. Dlaczego ekologiczna? Nie marnujesz czasu (ten zasób jest nieodnawialny) i swojej energii (ta energia jest akurat odnawialna, można się zregenerować, ale można też wypalić). Wybierając najkrótszą możliwą drogę zużywasz mniej paliwa i szybciej docierasz na miejsce.

Dzięki temu… No właśnie. Co dzięki temu?

Zapraszam Cię do krótkiego ćwiczenia.

Zastanów się, co jest tym miejscem docelowym, do którego chcesz dotrzeć? Jak tam będzie, jak dojedziesz? Co będziesz czuć, myśleć robić? Z kim tam będziesz? Jak długo tam chcesz być?

Co jest Twoim paliwem? Ile tego paliwa Ci potrzeba? Czy wystarczy? Co Cię napędza i motywuje? Co Cię demotywuje? Czy dbasz o siebie na tej drodze?

Efektywność osobista oznacza, że można osiągnąć więcej przy mniejszym nakładzie czasu i energii – to prosty, żeby nie powiedzieć banalny wniosek, który prowadzi do niebanalnych (mam nadzieję) pytań:

• Czego chcesz więcej?
• Czego powinno być więcej w Twoim życiu?
• Co dzięki temu zyskasz?
• Co zrobisz z „zaoszczędzonym” czasem?

Pułapka efektywności

Na początku drogi do efektywności osobistej (menedżerskiej z resztą też) jest pułapka. Wpadamy w nią, kiedy nie wiemy, co jest naszym celem, co tak naprawdę chcemy osiągnąć. Bo oto nagle może pojawić się w Twoich zasobach więcej czasu, a Ty dalej będziesz robić to samo tylko więcej i szybciej, albo czas przecieknie Ci przez palce i nawet nie zauważysz różnicy. To taka pseudoefektywność.

Moim zdaniem, zdrowa efektywność osobista wprowadza równowagę (sama/sam określasz, czym ta równowaga dla Ciebie jest) i wnosi do życia różnicę nie tylko ilościową, ale przede wszystkim jakościową.

8 cech ludzi efektywnych

Dzisiaj nie będę pisać o technikach (o tym możecie przeczytać w innych wpisach na moim blogu), ale o cechach ludzi efektywnych. Co zatem ich wyróżnia?

1. Działają na celach

Nawet w życiu prywatnym stawiają sobie cele. Tu kłania się oczywiście stary, poczciwy SMART, choć jeżeli to metoda, która źle Ci się kojarzy, to po prostu wystarczy, jeżeli wiesz, do czego dążysz i dlaczego to dla Ciebie ważne i potrafisz powiedzieć po czym poznasz, że odniosłaś/odniosłeś sukces i ile czasu sobie dajesz, by go osiągnąć.

Umiejętność stawiania sobie celów i definiowania ich nie jest taka oczywista. Czasami uciekamy od konkretów, bo one bywają niewygodne i zobowiązujące. Niektórzy wolą narzekać, odwlekać, chodzić dookoła. Dążenie do celu to wysiłek – nie ma, że „to-tamto”. Trzeba się zebrać w sobie i odrzucić pozorne usprawiedliwienia.

2. Są konsekwentni

Żeby nie powiedzieć, że uparci. Jeżeli powiedzieli A, to powiedzą i B i C i dojdą tak pewno do końca alfabetu 😊 Z wytrwałością dążą do realizacji tego, co dla nich ważne. Nie odpuszczają. Są skoncentrowani na celu i podejmują takie kroki, które umożliwiają im dotarcie tam, gdzie chcą. Jeżeli droga okazuje się niewłaściwa, zmieniają drogę, nie cel. To bynajmniej nie oznacza, że nie popełniają błędów, ani nie odnoszą porażek. Zazwyczaj uczymy się na własnych błędach i nie da się tego uniknąć. Nikt nie jest nieomylny.

3. Mają poczucie wpływu

Po pierwsze, wiedzą, że mogą. Mogą coś zmienić, coś osiągnąć. Koncentrują się na tym, na co mają wpływ. Nie tracą czasu na to, na co wpływu nie mają i czego zmienić nie mogą. Trzeba jasno sobie określić swoje strefy wpływu:

A – mam bezpośredni wpływ

B- mam pośredni wpływ

C – nie mam wcale wpływu

Nie jest słabością przyznanie, że na coś nie mamy wpływu, natomiast uparte angażowanie się w te właśnie obszary jest oznaką… hmm… uciekania od odpowiedzialności. Tak! Ktoś, kto nie podejmuje działania w obszarze A i B, a walczy z wiatrakami w obszarze C, z jakiegoś powodu nie chcą ponieść konsekwencji swoich działań i szuka (zazwyczaj podświadomie) dla siebie usprawiedliwienia. Skoro nie masz na coś wpływu, odpuść. Nie trać czasu i energii. Lepiej powoli i małymi krokami, acz konsekwentnie, zająć się tym, co jest w obszarze A i B.

4. Wiedzą, co jest ważne, a co nie

Ludzie efektywni nie zajmują się wszystkim – zajmują się tym, co jest ważne i co bezpośrednio (lub czasami pośrednio) przekłada się na to, co chcą osiągnąć. Są świadomi tego, że czas to jeden z ich najcenniejszych zasobów i… nie marnują go na to, co nieistotne. Jedni stosują różne techniki, które pomagają im zarządzać priorytetami, inni po prostu intuicyjnie wyczuwają, co tak naprawdę ma znaczenie.

5. Są odważni

Mają odwagę przejść od siedzenia i rozmyślań w stylu „chciałbym/chciałabym” do działania. Mają w sobie odwagę do zmiany i zderzenia się z nieznanym i z niepewnością, jakie niesie za sobą zmiana. Podejmują decyzje, dokonują wyborów i biorą odpowiedzialność za ich konsekwencje i nie przerzucają winy na innych lub na los. Potrafią też przyznać się do braku wpływu, bezsilności, a nawet porażki.

6. Potrafią wyciągać wnioski

Efektywni ludzie żyją świadomie. Są świadomi siebie, znaczenia wyborów, jakich dokonują. Niezależnie od tego, czy odnoszą sukces, czy nie, poddają swoje działania i dokonania refleksji. Co zrobili dobrze, co mogli zrobić inaczej mądrzejsi o wiedzę, którą mają teraz, jakie jeszcze inne opcje mają i co chcą z tym wszystkim w przyszłości zrobić. Wiedza to ich bogactwo. Na podstawie swoich wniosków zmieniają sposób działania. Mają odwagę przyznać, że poprzedni nie był najlepszy. Poza tym – eksperymentują. Sprawdzają co działa, a co nie. Podejmują różne działania, wchodzą na różne drogi i weryfikują, czy to przynosi efekty, czy nie. Jeżeli nie, zawracają i po prostu stwierdzają, że to nie działa. Nie trzymają się uparcie jednego planu, ale dostosowują go do sytuacji.

7. Są asertywni

Asertywność to nie tylko sztuka mówienia „nie”, a tym bardziej nie „nie bo nie”. Asertywne zachowanie to takie, w którym nawet, jeżeli się nie zgadzamy lub mamy sprzeczne interesy, to kończymy z poczuciem, że obie strony są w porządku. Nie zawsze chodzi o to, kto ma rację. Asertywność to umiejętność ujawniania siebie, mówienia o tym, co dla nas ważne w granicach naszego komfortu i poczucia bezpieczeństwa z poszanowaniem komfortu i poczucia bezpieczeństwa drugiej strony. Umiejętność mówienia „nie” jest oczywiście ważna i jest sprzężona z umiejętnością zarządzania priorytetami. Moje „tak” dla wsparcia realizacji celów drugiej osoby może oznaczać „nie” dla realizacji moich celów. Świat jednak nie jest czarno-biały i na pewno nie warto być tak zero-jedynkowym. Warto natomiast wiedzieć, co się wybiera i dlaczego.

8. Wykorzystują swoje silne strony

To podstawowa zasada – cokolwiek robisz, działaj w oparciu o Twoje silne strony. To Twój potencjał i dzięki temu odniesiesz sukces. Efektywni ludzie są świadomi swoich talentów i swoich umiejętności. Dlaczego to takie ważne? Bo chodzi o to, by budować na tym, co już masz w swoich zasobach i maksymalizować to. Prosty przykład: jeżeli (w całkowicie abstrakcyjnej skali) masz kompetencję jakąśtam na poziomie -20 pkt, to nawet, jeżeli podciągniesz się o +10pkt, to dalej będziesz poniżej zera (-10 pkt); jeżeli natomiast poziom Twojej jakiejśtam kompetencji wynosi +10 pkt, to nawet jeżeli rozwiniesz ją tylko o +5 pkt, będziesz 15 pkt nad zerem. Po co równać do zera? Patrz wysoko! I pamiętaj – nie ma niepotrzebnych kompetencji, są tylko niewykorzystane.

Efektywność to stan umysłu

Efektywność to styl bycia i stan umysłu. To siła woli i upór w dążeniu do celu. Najpierw jest jednak świadomość celu i tego, co ważne. Ludzie efektywni nie zasklepiają się w swoim świecie, przeciwnie – są otwarci na to, co niesie życie. Widzą bardziej możliwości i szanse, niż trudności i zagrożenia. Te ostatnie nie powstrzymują ich przed działaniem, bo choć cechuje ich odwaga ryzykowania, to ryzyko jest kalkulowane – jeżeli to możliwe, minimalizują je lub unikają go. Realnie oceniają sytuację, a dzięki temu nie ponosi ich ani zbytni optymizm, ani pesymizm. Po prostu korzystają ze swoich zasobów i sięgają po to, na czym im zależy.

 

[1] https://sjp.pwn.pl/sjp/efektywny;%202556022.html

[2] https://sjp.pwn.pl/sjp/skuteczny;2521652.html

[3] https://sjp.pwn.pl/slowniki/wydajno%C5%9B%C4%87.html

[4] Timothy Ferriss, 4-godzinny tydzień pracy, wyd. MT Biznes sp. z o.o., Warszawa 2011, str. 102; pogrubienie tekstu – moje.

 

Powiązane artykuły

Zarządzanie priorytetami

Zarządzanie sobą w czasie

Efektywne spotkania

Fot. Jorgen Hendriksen/Unsplash